APLIKASI PERKANTORAN E-ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

 

APLIKASI PERKANTORAN E-ARSIP SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR 

 SMK 1 PGRI  MEJOBO KUDUS

NAMA: TINI lESTARI

NIM: 71014180025

PAP B 2018

1.1          Latar Belakang Masalah

 Perkembangan teknologi informasi dengan kecepatannya di era digital dalam dua dekade terakhir telah membawa dampak yang esensial dalam bidang kearsipan. Pengelolaan arsip berbasis kertas yang sebelumnya menjadi konsentrasi dengan segera digantikan oleh format elektronik yang membludak secara kuantitas dan penggunaan. Di era digital, pengelolaan arsip elektronik menjadi tren sekaligus fokus pengembangan pengelolaan dalam banyak institusi. Sejumlah riset telah banyak dihelat untuk mendiskusikan kompleksitas peningkatan kualitas teknis secara konkrit, tantangan, resiko maupun peluang secara umum dalam pengelolaan arsip elektronik agar mampu memberikan kontribusi yang lebih konstruktif bagi pengguna. Seiring dengan proses modernisasi, arsip elektronik dianggap lebih sesuai dengan kebutuhan zaman yang menuntut kecepatan berbagi, kemudahan akses dan fleksibilitas dalam berjejaring. Oleh karenanya, kefasihan institusi dalam beradaptasi untuk mengelola arsip elektronik menjadi penting untuk menjaga keberlangsungan bisnis dan memenuhi kebutuhan informasi.

   Perkembangan teknologi informasi tersebut menuntut individu, organisasi maupun lembaga untuk bisa menggunakan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan, harapan dan menjadi solusi terhadap masalah yang dihadapi. Lubis juga mengungkapkan bahwa: Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara menghasilkan informasi berkualitas. Teknologi informasi menjadi sangat penting dalam sebuah lembaga informasi yang cepat dan akurat merupakan sarana bagi pihak manajemen dalam mengelola lembaga tersebut. Sumber daya manusia dituntut untuk terus berpacu dalam meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangnya teknologi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, yang dalam hal ini adalah penerapan teknologi otomasi perkantoran.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2019) menerangkan bahwa Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Sedangkan menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga .

SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS merupakan salah satu Sekolah Menengah Kejuruan yang mengedepankan hubungan masyarakat yang baik guna meningkatkan citra sekolah.  mengenai pengelolaan arsip, menemukan permasalahan bahwa sistem manajemen arsip yang digunakan dalam pengelolaan arsip masih manual . Dalam pengelolaan arsip masih kurang efektif dan efisien, karena masih memiliki kendala dalam pengelolaan arsip tersebut antara lain hilangnya arsip akibat peminjaman yang tidak dikembalikan, hal ini tidak dapat dipantau karena kesulitan dalam mencari data siapa peminjam arsip tersebut apabila arsip yang dipinjam terlampau lama.

   Berdasarkan pernyataan di atas dapat di lihat pengelolaan arsip di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS memiliki kendala dalam pengelolaan kearsipan, untuk itu perlu adanya sistem pengelolaan arsip elektronik untuk memudahkan SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS dalam pengelolaan arsip. Oleh karena itu, melalui penelitian ini arsip elektronik akan dikembangkan dengan teknologi Microsoft Acces Produk hasil akhir pengembangan sistem pengelolaan arsip elektronik dalam penelitian ini diharapkan dapat diterapkan sebagai salah satu alat untuk memudahkan pengelolaan arsip di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS.

1.2  Identifikasi Masalah

1)      Dalam penelitian ini akan dijelaskan tentang Pengelolaan  Arsip di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS.

2)   Proses desain produk sistem arsip elektronik berbasis MicrosoftAcces di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

3)      Uji coba produk dan keamanan data di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

1.3    Rumusan Masalah

1.      Bagaimana Identifikasi Proses Pengelolaan Arsip di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

2.      Bagaimana Desai Produk Sistem Arsip Elektronik berbasis Microsoft Acces di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

3.      Bagaimana tingkat kelayakan produk , uji coba produk dan keamanan data di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

1.4    Tujuan Penelitian

1.      Untuk mengidentifikasi Proses Pengelolaan Arsip di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

2.      Untuk Mengetahui Desai Produk Sistem Arsip Elektronik berbasis Microsoft Acces di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

3.      Untuk Mengetahui tingkat kelayakan produk , uji coba produk dan keamanan data di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS

 

1.5    Ruang Lingkup Penelitian

    Sistem Arsip Elektronik dapat diterapkan di berbagai instansi pemerintahan maupun non pemerintahan. Selain itu juga sistem arsip elektronik sangat berguna dalam keamanan data. Dengan menggunakan Arsip elektroni berbasis Microsoft Acces ini sangat mudah karena tidak memerlukan install aplikasi , Microsoft acces ada di setiap laptop dan penggunaannya juga sangat mudah tetapi hanya bisa digunakan Microsoft acces 2010.

1)  

1.4    Manfaat Penelitian

1.      Manfaat Teoritis

Hasil penelitian ini diharapkan mampu menambah khasanah pengetahuan pembaca kaitannya dengan bagaimana proses dan tahapan dalam melaksanakan pengembangan sistem arsip elektronik (e-arsip) berbasis Microsoft Acces.

2.      Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak, antara lain:

a.       Bagi SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS, tersedianya aplikasi sistem arsip elektronik

b.      Bagi pengelola arsip di SMK 1 PGRI MEJOBO KUDUS aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan data kearsipan agar lebih efektif dan efisien.

 

1.5    RENCANA RANCANGAN APLIKASI

Pembuatan desain media perlu menentukan spesifikasi awal agar arah pengembangan media menjadi jelas dan terarah. Spesifikasi media tersebut meliputi: (1) user; (2) media; (3) fitur utama; dan (4) peralatan pendukung sistem (administrator). Spesifikasi tersebut dijabarkan sebagai berikut

a.       User

Media ini dikembangkan untuk digunakan oleh seluruh pengguna arsip di SMK PGRI 1 MEJOBO KUDUS. Sistem ini dapat di manfaatkan sebagai media untuk mempermudah proses pencatatan arsip dengan menggunakan arsip elektronik secara efektif dan efisien. Hal tersebut dimungkinkan karena media ini akan dikembangkan dengan teknologi aplikasi, sehingga dapat mudah diakses asalkan ada perangkat komputer.

b.       Media

        Jenis teknologi yang digunakan untuk mengembangkan media ini adalah Microsoft Acces. ini akan menjadikan media yang dapat digunakan pada komputer/notebook dan dapat menangani data beberapa user sekaligus (multi user). Penerapan teknologi ini untuk mempermudah pengelolaan arsip yang ada di SMK PGRI 1 MEJOBO KUDUS. Selain itu, dengan kemampuan tersebut nantinya proses pencatatan arsip akan dapat dilakukan dengan lebih cepat. Lebih lanjut, pada beberapa bagian juga dilengkapi simulasi berupa proses terkaitpencatatan arsip elektronik. Tujuan dengan adanya visualisasi dan simulasi tersebut agar media hasil pengembangan akan lebih mudah dan cepat dipelajari.

a.       Fitur Utama

Terdapat fitur utama dalam pengembangan yang dibuat, yaitu kegiatan kearsipan dari mulai penyimpanan sampai dengan peminjaman. Yang didukung oleh teori kearsipan.

b.      Peralatan pendukung

sistem Spesifikasi peralatan pendukung sebagai server aplikasi media ini yaitu sebuah komputer. Setiap Komputer atau laptop pasti memiliki Microsoft Acces tetapi terlu dingat kembali yang dibutuhkan disini yaitu Microsoft Acces 2010 Setelahnya langsung bisa membuat pemrogaman lewat Microsoft Acces sesuai yang dibutuhkan. Setelah penentuan spesifikasi media selesai dilaksanakan, tahap selanjutnya yaitu menentukan fitur-fitur inti pada arsip elektronik yang akan dikembangkan